Tìm hiểu cách chuyển file Word sang Excel trong một nút bấm

Để quá trình làm việc diễn ra thuận lợi hơn thì trên thị trường đã cho ra nhiều công cụ giúp chuyển đổi dữ liệu giữa các định dạng linh hoạt hơn. Trong đó có chuyển file Word sang Excel. Bài viết này hãy cùng Võ Nguyễn tìm hiểu chi tiết về các cách thức này. Đồng thời sẽ giải đáp về câu hỏi tại sao bạn nên sử dụng công cụ này.

Tại sao bạn cần phải chuyển file Word sang Excel?

Microsoft Word và Microsoft Excel là hai ứng dụng được sử dụng nhiều nhất trong hệ thống ứng dụng của Microsoft Office. Chúng có một quan hệ mật thiết qua lại lẫn nhau. Do đó khi làm việc bạn cần linh hoạt chuyển file Word sang Excel. Vậy bạn có biết tại sao cần chuyển như vậy không?

Lý do đơn giản là vì để thuận tiện hơn khi làm việc. Cụ thể là như bảng lương của  1 công ty đang được trình bày dưới dạng Word. Do vậy để có thể tính toán, kiểm tra dễ dàng hơn bạn cần chuyển sang định dạng Excel.

Không để chờ lâu, sau đây Võ Nguyễn sẽ giới thiệu những cách chuyển file Word sang Excel phổ biến, hiệu quả cao nhất.

Sử dụng công cụ Plain Text và Import để chuyển file Word sang Excel

Với máy tính Windows 10, bạn có thể dễ dàng chuyển từ file Word sang Excel đơn giản với công cụ Plain Text và Import. Cách tiến hành vô cùng đơn giản theo trình tự các bước sau đây:

Bước 1: Đầu tiên bạn cần khởi động file Word cần chuyển đổi. Tiếp theo bạn bấm vào mục File trên thanh Ribbon và chọn Save As.

Bước 2: Tiếp theo trên màn hình sẽ xuất hiện giao diện Save As bạn sẽ lựa chọn vị trí lưu file. Bạn có thể lưu trên máy tính hoặc lưu trên ứng dụng OneDrive. Ngay sau đó bạn sẽ cần thay đổi định dạng thành Plain Text ở trong mục Type.

Bước 3: Sau đó trên màn hình xuất hiện hộp thoại File Conversion thì chọn mục Other encoding. Tiếp theo bạn chọn mục Unicode ở hộp thoại mới xuất hiện. Rồi bạn nhấn OK để hoàn tất lưu file dưới dạng Plain Text.

Bước 4: Bây giờ bạn cần khởi động file Excel mới. Tại đây bạn chọn mục Data trên thanh Ribbon rồi chọn From Text. Lúc này màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ Import Text File. Bạn chỉ cần chọn Plain Text vừa lưu rồi Nhập vào Excel.

Bước 5: Tiếp theo màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ Text Import Wizard ở bước 2. Khi ấy bạn hãy chọn mục Delimited đồng thời kích chọn My Data has headers. Các bước sau bạn chỉ cần nhấn Next rồi chọn Finish.

Bước 6: Cuối cùng, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác chỉnh sửa theo nhu cầu rồi lưu Excel.

Như vậy chỉ với vài bước cơ bản, bạn đã có thể chuyển đổi file Word sang Excel vô cùng nhanh chóng.

Chuyển file Word thành Excel nhanh bằng pdfmall

Công cụ pdfmall có khả năng chuyển đổi dữ liệu dưới nhiều định dạng. Trong đó bao gồm chuyển file Word thành Excel cực kỳ tiện lợi.

Về các bước thao tác cũng giống như phần lớn các công cụ trực tuyến khác.

Đầu tiên bạn truy cập vào trang chủ của công cụ pdfmall. Tiếp theo đó bạn sẽ chọn nguồn dữ liệu và tải tệp tin. Cuối cùng bạn sẽ chọn Convert để chuyển đổi và tải tệp về thiết bị.

Cách chuyển file Word sang Excel sử dụng công cụ trực tuyến Convertio

Công cụ Convertio thì đã quá quen thuộc với chúng ta. Ngoài khả năng chuyển file Word thành Excel thì Convertio cũng có thể thực hiện chuyển đổi nhiều định dạng khác trong thời gian ngắn. Để sử dụng công cụ Convertio, bạn tiến hành theo các bước sau đây:

Bước 1: Truy cập vào trang chủ của công cụ chuyển đổi Convertio. Bạn có thể tìm kiếm công cụ trên trình duyệt web rồi truy cập. Đồng thời cũng có thể truy cập trực tiếp bằng đường dẫn convertio.co.vn.

Bước 2: Tại giao diện của công cụ, tiếp tục bạn chọn mục Chuyển đổi rồi chọn mục Chuyển tài liệu.

Bước 3: Tại đây bạn sẽ bấm vào mục Chọn tập tin rồi chọn tệp tin cần chuyển đổi. Lúc này bạn cũng có thể chuyển nhiều tập tin bằng việc chọn mục Thêm nhiều tập tin.

Ngoài ra bạn cũng có thể thêm tài liệu từ các nguồn khác như là Dropbox và Google Drive.

Bước 4: Khi đã hoàn tất tải toàn bộ tệp tin thì bạn sẽ cần chọn định dạng. Do vậy nếu muốn chuyển thành Word bạn sẽ chọn định dạng DOC. Bên cạnh đó cũng còn rất nhiều lựa chọn định dạng khác cho các bạn chọn lựa.

Bước 5: Cuối cùng bạn chỉ cần chọn mục Chuyển đổi và chờ đợi. Tốc độ nhanh hay chậm phụ thuộc vào dung lượng của tệp tin. Càng nhiều tệp tin và dung lượng nặng thì thời gian sẽ càng lâu. Khi quá trình hoàn tất bạn tải về thiết bị là xong. Hoặc bạn cũng có thể lưu trên ứng dụng lưu trữ đám mây như là Dropbox, Google Drive.

Cách chuyển từ file Word sang Excel bằng Object Excel

Phương thức sử dụng Object Excel để chuyển từ file Word sang Excel cũng được dùng rất phổ biến. Cụ thể cách làm theo các bước như sau:

Bước 1: Trước hết, bạn cần tìm đến thư mục lưu trữ và truy cập vào tệp tin. Ngoài ra bạn cũng có thể vào Microsoft Word rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + O. Tiếp theo đó bạn cần tìm kiếm tên của tệp tin.

Bước 2: Khi mở được tệp tin trên màn hình, bạn sẽ tiến hành sao chép toàn bộ văn bản.

Bước 3: Bạn cần truy cập vào Microsoft Excel và nhấn chuột phải chọn Paste Special.

Bước 4: Trong hộp thoại hiện trên màn hành, bạn cần chọn mục Microsoft Word Document Object. Cuối cùng bạn nhấn OK để hoàn tất.

Chỉ với 4 bước đơn giản như trên là bạn đã có thể chuyển từ file Word sang Excel được rồi. Chú ý rằng khi chuyển đổi thì kích thước có thể sai lệch so với ban đầu. Do đó bạn chỉ cần chỉnh sửa chút là có thể làm việc. Còn về số liệu thì đảm bảo tuyệt đối, không có sai sót.

Cách chuyển file Word sang Excel không làm thay đổi định dạng

Bạn cũng có thể chuyển đổi file Word sang Excel cực kỳ nhanh chóng. Cụ thể trình tự các bước thao tác như sau:

Bước 1: Đầu tiên bạn cần truy cập vào file Word muốn chuyển đổi. Tại đây bạn sử dụng tổ hợp phím Ctrl + A để bôi đen toàn bộ rồi sử dụng tổ hợp Ctrl + C để sao chép văn bản.

Bước 2: Tiếp tục bạn cần mở Excel rồi bạn chọn ô và Ctrl + V. Ngoài ra bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào ô cần dán chọn Paste. Tuy nhiên bạn cần chú ý chọn chế độ Paste Special.

Bước 3: Trong cửa sổ hiển thị trên màn hình bạn cần chọn HTML rồi chọn OK. Như vậy bạn đã có thể dán mà vẫn giữ nguyên định dạng của văn bản ban đầu.

Xem thêm: Cách sửa lỗi file excel đơn giản mà ai cũng có thể làm được ngay!

Cách chuyển file Word sang Excel đơn giản kết hợp Autofit

Cách chuyển file Word sang Excel sử dụng kết hợp Autofit được người dùng vô cùng ưa chuộng. Để thao tác chuyển đổi, bạn tiến hành như sau:

Bước 1: Đầu tiên bạn cũng cần sao chép toàn bộ văn bản như ở cách đổi giữ nguyên định dạng.

Bước 2: Lúc này bạn khởi động Excel và nhấn tổ hợp Ctrl + V để dán. Bạn cũng có thể nhấn chuột phải rồi chọn Paste như bình thường.

Bước 3: Cuối cùng bạn cần điều chỉnh bảng sao cho vừa vặn. Điều này sẽ cần sự trợ giúp của chức năng AutoFit. Đầu tiên bạn chọn vào Layout trên thanh Ribbon. Sau đó bạn chọn AutoFit và sau cuối là chọn mục AutoFit Window.

Ngoài ra bạn cũng có thể tiến hành mở AutoFit nhanh bằng cách nhấn chuột phải vào biểu tượng mũi tên bốn hướng. Khi ấy bạn sẽ chọn vào AutoFit chọn AutoFit Windows.

Công cụ chuyển đổi file Excel sang Word hiệu quả hàng đầu - Smallpdf

Bên cạnh Convertio thì công cụ Smallpdf cũng là một lựa chọn hợp lý. Ngoài các tác vụ chuyển đổi với PDF thì bạn có thể chuyển đổi nhanh chóng tiện lợi với nhiều định dạng khác.

Quy trình làm việc của trang web có phần hơi phức tạp hơn các công cụ khác. Cụ thể là Smallpdf sẽ chuyển file Word sang PDF rồi đổi PDF sang Excel. Tuy nhiên nhờ vào tốc độ xử lý nhanh nên không tốn nhiều thời gian. Để tiến hành làm việc, bạn thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Tìm kiếm Smallpdf trên trình duyệt rồi truy cập vào trang chủ công cụ.

Bước 2: Tiếp theo bạn sẽ cần tải lên các tệp tin Word cần chuyển đổi. Sau đó bạn sẽ cần chờ đợi trong thời gian ngắn để đổi từ Word sang PDF.

Bước 3: Sau khi chuyển file Word thành PDF bạn cần tải file đó về máy tính. Ngay khi hoàn tất bạn sẽ tiếp tục khởi động công cụ để chuyển.

Bước 4: Tại đây bạn sẽ cần tải file PDF vừa tải rồi chuyển sang định dạng Excel.

Như vậy chỉ với vài bước bạn đã chuyển thành công file Word thành Excel qua Smallpdf. Ngoài ra bạn cũng có thể chuyển đổi bằng các công cụ khác. Hãy cùng Võ Nguyễn tìm hiểu ngay thôi nào.

Chuyển file Word sang Excel hiệu quả với MS Word to Excel Converter Software

Bên cạnh các công cụ chuyển đổi trực tuyến, bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm chuyển đổi chuyên dụng để thao tác. Trong số đó chúng ta cần phải nhắc đến MS Word to Excel Converter Software. Cách sử dụng phần mềm chi tiết theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên bạn cần tải rồi cài đặt phần mềm MS Word to Excel Converter Software vào thiết bị. Bạn có thể tải phần mềm tại nhiều nguồn trên Internet hoàn toàn miễn phí.

Bước 2: Khi hoàn tất cài đặt, bạn khởi động phần mềm lên để sử dụng. Tại đây bạn sẽ kích chuột vào mục Add Doc File để thêm tệp. Lúc này bạn có thể tiến hành thêm 1 hoặc nhiều tệp cùng lúc để chuyển đổi. Ngoài ra bạn có thể chọn Add All Doc File in Folder để thêm cả 1 thư mục.

Bước 3: Tiếp theo bạn sẽ chọn định dạng của Excel là xlsx rồi nhấn Open.

Bước 4: Tiếp đến trong cửa sổ Conversion Options bạn sẽ có các lựa chọn như sau về phân cách.

Chế độ Do not split: Không chia nhỏ.

Chế độ Split by comma: Chia nhỏ bằng dấu phảy.

Chế độ Split by comma - space: Chia nhỏ bằng dấu cách, dấu phảy.

Chế độ Split by Space: Chia nhỏ bằng dấu cách.

Bước 5: Tiếp đến mục Save Results to This Folder thì bạn sẽ chọn vị trí lưu trữ cho file Excel. Sau đó bạn tiến hành chọn Start Converting rồi chờ đợi kết quả báo OK là hoàn tất.

Cuối cùng bạn mở file Excel vừa chuyển đổi và tiến hành chỉnh sửa.

Phần mềm Okdo Excel to Word Converter chuyên chuyển đổi file Word

Cạnh tranh trực tiếp với MS Word To Excel Converter Software đó là phần mềm Okdo Excel to Word Converter. Về cách sử dụng, bạn tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên bạn cần tải phần mềm và cài đặt vào máy tính.

Bước 2: Khi hoàn tất cài đặt, bạn cần chọn vào mục Add File rồi tải các file Word muốn chuyển đổi lên.

Bước 3: Lúc này bạn cần chọn định dạng Excel rồi chọn Convert. Bạn chỉ cần chờ trong giây lát để quá trình hoàn tất.

Phần mềm chuyển đổi siêu nhanh Ailt Excel to Word RTF Converter

Ailt Excel to Word RTF Converter có lẽ là phần mềm đã quá quen thuộc với các bạn mỗi khi nhắc đến phần mềm chuyển file Word sang Excel.

Về cách sử dụng Ailt Excel to Word RTF Converter cũng không khác so với phần mềm khác. Trước hết cần cài đặt phần mềm, sau đó bạn tải file và tiến hành chuyển đổi. Quá trình diễn ra trong thời gian ngắn. Đồng thời phần mềm cũng hỗ trợ chuyển đổi cho nhiều tệp cùng lúc.

Trên đây chúng tôi đã giới thiệu những cách chuyển file Word sang Excel cực kỳ đơn giản. Vậy theo bạn đâu là cách thức chuyển đổi thuận tiện nhất? Hãy theo dõi Võ Nguyễn ở các bài viết tiếp theo để biết thêm nhiều phương pháp độc đáo nữa nhé.