Cách đánh số trang Word đơn giản mà ai cũng cần biết

Mục lục bài viết

    Cách đánh số trang Word là kỹ năng đơn giản nhưng không phải ai cũng nắm chắc được. Có thể do nhiều lý do nhưng đa phần là nguyên nhân không để ý.

    Bài viết này chúng tôi sẽ cung cấp đầy đủ về phương pháp đánh số trang Word đơn giản nhanh chóng nhất. Và một số kỹ năng đơn giản khác về Word.

    Tại sao bạn cần đánh số trang Word?

    Khi làm việc thì không tránh khỏi việc bạn sẽ tiếp cận với nhiều văn bản hàng chục trang. Bạn không thể nào nhớ cùng lúc các dữ liệu mình cần thiết ở trang nào cả. Lúc này tính năng của việc đánh số trang trong Word sẽ phát huy hiệu quả.

    Việc đánh số các trang văn bản sẽ giúp bạn ghi nhớ chứa dữ liệu tốt hơn. Thay vì bạn phải dò tìm lại từng dòng, đoạn văn thì bạn chỉ cần nhớ số trang. Điều này sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm cũng như xử lý công việc sẽ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả công việc cao hơn.

    Không những thế đối với công việc in ấn đánh số trang cũng có vai trò rất quan trọng. Bạn thử nghĩ xem nếu không đánh dấu trang mà khi in ấn bị lẫn lộn sẽ làm sao. Bạn không thể ngồi kiểm tra lại từng trang giấy được. Nhưng nếu văn bản đã được đánh số thì bạn chỉ cần ngồi xếp lại theo thứ tự là được.

    Tương tự với các tệp tài liệu khác, việc đánh số trang sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc sắp xếp chúng thành trình tự.

    Từ đó bạn có thể thấy được tầm vai trò quan trọng của việc đánh số trang trong Word là như thế nào. Vậy cụ thể cách đánh số trang trong Word là ra sao? Chúng ta hãy cùng tiếp tục tìm hiểu.

    Cách đánh số trang trong Word đơn giản mà ai cũng cần biết

    Đánh số trang trong Word từ trang đầu tiên

    Để có thể đánh số trang trong Word từ trang đầu tiên bạn sẽ sử dụng tính năng Insert trên thanh công cụ.

    Lúc này khi tìm đến mục Insert bạn sẽ chọn vào phần Page Number. Tại đây bạn sẽ có rất nhiều sự lựa chọn:

    Nếu muốn đánh số ở đầu trang bạn hãy chọn Top of Page.

    Nếu muốn đánh số ở cuối trang hãy chọn Bottom of Page.

    Nếu muốn đánh số ở lề của trang giấy bạn hãy chọn Page Margins.

    Còn nếu bạn muốn đánh số trang ở vị trí mà con trỏ chuột đang chỉ thì chọn mục Current Position.

    Đánh số trang trong Word đơn giản

    Đánh số trang trong Word đơn giản

    Tuy theo mục đích của bản thân mà bạn sẽ chọn cách đánh số phù hợp. Nhưng thông thường chúng ta sẽ lựa chọn mục Bottom of Page. Còn đối với một số văn bản đặc thù, thiết kế riêng như sách, truyện thì có thể lựa chọn Top of Page hoặc lựa chọn khác.

    Cách làm kể trên bạn có thể áp dụng để đánh số trang trong Word 2016, 2010 hoặc 2007.

    Đánh số trang trong Word từ trang bất kỳ

    Trong thực tế, không phải lúc nào bạn cũng có thể đánh số trang từ trang đầu tiên được. Đơn giản như những quyển sách, văn bản có bìa thì đã áp dụng tính năng đánh số trang trong word không kể trang bìa. Cách thực hiện cụ thể như sau:

    Bước 1: Di chuyển con trỏ chuột đến trang cần đánh số. Lưu ý bạn cần di chuyển đến đầu trang để thao tác được chính xác.

    Bước 2: Lúc này bạn tìm đến mục Page Layout. Sau đó chọn Next Page trong cửa sổ Breaks. Bước này nhằm mục đích chia đôi văn bản của bạn làm 2 phần khác nhau, tách biệt. Phần đầu tiên là từ đầu đến trang trước con trỏ chuột. Phần tiếp theo là từ con trỏ chuột cho đến hết văn bản. Khi ấy nếu bạn có thực hiện bất kỳ định dạng nào thì sẽ không ảnh hưởng đến phần văn bản còn lại.

    Bước 3: Khi ấy bạn lựa chọn Insert và tìm đến Page Number. Tại đây bạn lựa chọn Format Page Numbers.

    Đánh số trang trong Word 2010 từ trang bất kỳ

    Đánh số trang trong Word 2010 từ trang bất kỳ

    Ngay khi thao tác hoàn tất trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Format Page Numbers. Bạn có thể định dạng đánh số trang là 1 hoặc số bất kỳ. Sau đó chọn OK để hoàn tất.

    Bước 4: Ngoài ra bạn cũng có thể chọn Insert rồi tìm đến Header/Footer để lựa chọn Page Number. Sau đó sẽ lựa chọn định dạng đánh số tại vị trí nào.

    Bước 5: Tuy nhiên sau khi hoàn tất bước 4, cả 2 phần văn bản sẽ đều bị đánh số trang. Để xóa số trang ở phần 1 bạn chọn đến công cụ Header & Footer và chọn Design. Khi ấy bạn chọn Link to Previous để thao tác xóa liên kết giữa 2 phần văn bản.

    Bước 6: Cuối cùng để xóa số trang ở phần văn bản đầu tiên bạn chọn Closs Header Footer.

    Chỉ sau vài bước đơn giản như vậy là bạn đã đánh số trang trong Word bất kỳ rồi. Còn bây giờ chúng tôi sẽ giới thiệu thêm một số kỹ năng Word cơ bản khác.

    Lỗi thường gặp khi đánh số trang trong Word

    Tuy nhiên trong quá trình thao tác không tránh khỏi vài lỗi khiến bạn không đánh số trang được.

    Nguyên nhân là có thể là do lỗi phần mềm Word hoặc là do tính năng chưa hỗ trợ trên máy tính của bạn. Đối với mỗi hệ điều hành thì nó sẽ có cách thức sửa lỗi khác nhau.

    Sửa lỗi đánh số trang trong Word 2016, 2010

    Để sửa lỗi đánh số trang trong Word 2016 thì các bạn sẽ tiến hành theo trình tự sau:

    Bước 1: Trong mục File bạn tìm chọn Options.

    Bước 2: Trong cửa sổ hộp thoại này bạn sẽ lựa chọn đến Advanced.

    Bước 3: Kéo con trỏ chuột đến vào bỏ tích trong mục Show Fields Codes Instead of Their Values.

    Bước 4: Sau đó bạn chỉ cần chọn OK là hoàn tất.

    Khi đã hoàn tất các bước trên thì bạn cần thoát ra và kiểm tra lại kết quả. Bạn cũng có thể áp dụng cách trên để sửa lỗi đánh số trang trong Word 2010.

    Sửa lỗi đánh số trang trong Word 2007

    Đối Word 2007 thì để sửa lỗi đánh số trang chúng ta sẽ thực hiện theo các bước sau:

    Bước 1: Bạn tìm đến mục Office Options.

    Bước 2: Sau đó tìm đến Word Options.

    Bước 3: Cũng như Word 2016 thì bạn sẽ tắt mục Show Fields Codes Instead of Their Values.

    Bước 4: Chọn OK để hoàn tất thao tác.

    Sửa lỗi đánh số trang trong Word 2003

    Nếu bạn muốn sửa lỗi đánh số trang trong Word 2003 thì hãy lưu lại cách này ngay:

    Bước 1: Trên thanh công cụ Tools bạn kéo trỏ chuột và chọn mục Options.

    Bước 2: Trong hộp thoại bạn lựa chọn View và tiến hành bỏ chọn mục Fields Codes.

    Bước 3: Chọn OK để thoát.

    Bạn có thấy không chỉ sau vài bước đơn giản là có thể tự khắc phục rồi. Còn ngay sau đây chúng ta sẽ đến với các kỹ năng cơ bản khác trong Word.

    Các kỹ năng cơ bản khác trong Word mà bạn cần biết

    Nắm chắc các kỹ năng cơ bản trong Word sẽ giúp bạn làm việc đạt hiệu quả cao hơn. Để có thể soạn thảo văn bản được ổn định, chính xác các bạn cần thao tác điều chỉnh như sau:

    Chỉnh bộ gõ

    Hiện nay mặc dù bộ gõ Unicode đã rất phổ biến nhưng ở một số đời cũ vẫn còn bộ gõ Vietkey. Điều này dẫn đến việc lỗi phông chữ trên máy tính.

    Bộ gõ Unicode với nhiều tính năng mới

    Bộ gõ Unicode với nhiều tính năng mới

    Do vậy, tốt nhất các bạn nên cài đặt và sử dụng Unicode.

    Chỉnh lề văn bản

    Lề văn bản cũng cần thiết cho các bạn khi soạn thảo. Đặc biệt là với dân văn phòng thường xử lý các văn bản pháp lý.

    Bạn có thể điều chỉnh căn lề văn bản ở trong hộp thoại Page Setup. Thông số lề tiêu chuẩn là 2cm, 2cm, 3cm, 1.5cm lần lượt với lề trên, lề dưới, lề trái và lề phải.

    Tuy nhiên ở nhiều thiết bị vẫn còn đang sử dụng đơn vị đo là Inch. Để có thể thay đổi đơn vị đo bạn tiến hành như sau:

    Chọn File sau đó chọn Options. Tại đây bạn chọn vào mục Advanced. Tiếp theo bạn kéo con trỏ chuột và tìm đến đơn vị đo đổi thành Centimeter.

    Chèn hình ảnh

    Để cho bài soạn thảo thêm sinh động thì việc chèn hình ảnh là vô cùng cần thiết.

    Bạn có thể tiến hành chèn hình ảnh vào văn bản như sau:

    Bước 1: Vào mục Insert trên thanh công cụ sau đó chọn Pictures.

    Bước 2: Tìm kiếm hình ảnh trong bộ nhớ và nhấn chọn OK.

    Ngoài ra bạn cũng có thể tìm kiếm thêm hình ảnh Online khi chọn Online Pictures.

    Trong bảng hộp thoại này bạn cũng có thể thực hiện thao tác khác. Bạn có thể thêm hình dạng đặc biệt, biểu đồ thông minh, hay biểu đồ tỷ lệ,…

    Nếu trong máy bạn không có ảnh thì cũng có thể lựa chọn cắt màn hình ở nút chọn Screenshot.

    Hơn thế nữa khi hình ảnh được chèn vào máy thì bạn có khả năng định dạng khác. Tất cả đều nằm trong hộp thoại Format Picture. Hình ảnh có thể chèn đè lên chữ, chìm trong chữ hoặc bên cạnh chữ trong mục Wrap Text.

    Định dạng ảnh trong hộp Format

    Định dạng ảnh trong hộp Format

    Đó là một số kỹ năng cần biết khi sử dụng Word. Còn bây giờ chúng tôi dành cho bạn một số lời khuyên khi dùng Word.

    Tạo bảng, định dạng bảng

    Tạo bảng cũng sẽ giúp cho quá trình làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

    Nếu bạn mong muốn tạo bảng ở kích thước 10x8 thì có thể chèn ngay tại mục Insert Table. Còn nếu số lượng cột, hàng lớn hơn thì sẽ sử dụng mục Draw Table. Trong hộp thoại này bạn cần điền số cột và số hàng tương ứng để tạo bảng.

    Tạo bảng đơn giản trong Word 2016

    Tạo bảng đơn giản trong Word 2016

    Cũng như hình ảnh, bảng cũng có thể định dạng được trong hộp Table Tools.

    Tại đây bạn có thể thêm hàng, thêm cột cũng như thực hiện các tác vụ khác. Cụ thể là vẽ đường nét viền, gộp ô,…

    Chú ý khi soạn thảo Word

    Khi soạn thảo Word bạn nên chú ý một số điều sau để đạt hiệu quả cao nhất:

    Thứ nhất bạn cần chú ý về bộ gõ và phông chữ để hạn chế sai phông chữ. Tốt nhất nên sử dụng bộ gõ Unicode thay vì Vietkey được hỗ trợ ít tính năng. Hơn nữa khi bạn dùng bộ gõ Unicode thì nên dùng Times New Roman. Còn nếu sử dụng TCVN3 thì mới nên sử dụng các phông chữ nghệ thuật.

    Thứ hai là thường xuyên cập nhật phần mềm để sử dụng các tính năng mới. Một trong các lỗi thường xuyên xảy ra khi trao đổi dữ liệu giữa các thiết bị. Nó có thể dẫn đến việc lỗi phông chữ, không thể mở tệp,…

    Trên đây chúng tôi đã giới thiệu cho bạn cách đánh số trang trong Word đơn giản, nhanh chóng mà ai cũng cần biết. Đồng thời là một số kỹ năng cơ bản khác trong Word. Nếu còn điều gì thắc mắc hãy liên hệ với chúng tôi để nhận lời giải đáp thỏa đáng.

    Tin liên quan

    TƯ VẤN DỊCH VỤ